Jak oszacować liczbę dokumentów do księgowości?
Liczba wystawionych faktur to nie zawsze komplet informacji potrzebnych do wyceny. Przygotuj krótki obraz całego miesiąca.
Poradnik dla przedsiębiorcy · 2 min czytania
Zacznij od jednego typowego miesiąca
Wybierz miesiąc, który dobrze oddaje codzienną działalność firmy. Osobno zanotuj dokumenty sprzedaży, dokumenty zakupów oraz materiały dodatkowe. Jeśli biznes jest sezonowy, przygotuj także dane z bardziej intensywnego miesiąca.
Celem jest opisanie pracy potrzebnej do rozliczenia Twojej firmy. Nie musisz na tym etapie samodzielnie rozstrzygać, jak zakwalifikować każdy raport lub nietypowy dokument. To część ustaleń z biurem.
Podziel materiały na trzy grupy
- Sprzedaż: faktury, korekty i informacje o innych sposobach dokumentowania sprzedaży.
- Zakupy: dokumenty otrzymane od dostawców, również za oprogramowanie, reklamę czy wyposażenie.
- Pozostałe materiały: raporty platform, zestawienia płatności i inne dokumenty wymagające omówienia.
Przykład: 8 faktur sprzedaży i 9 zakupów
Firma przygotowała 8 faktur sprzedaży i 9 faktur zakupów. Do rozmowy podaje więc co najmniej 17 dokumentów, a nie tylko 8. Jeśli biuro potwierdzi, że wszystkie te materiały liczą się pojedynczo i nie ma dodatkowych pozycji, punktem wyjścia jest limit do 20 dokumentów.
To przykład organizacyjny, nie definicja dokumentu dla każdej działalności. Raportów sprzedaży, rozliczeń marketplace czy wyciągów nie należy automatycznie traktować tak samo jak pojedynczej faktury. Sposób liczenia ustalamy przed współpracą.
Zwróć uwagę na sezonowość i dokumenty poza KSeF
Jeśli wystawiasz znacznie więcej dokumentów w wybranych miesiącach, powiedz o tym przed doborem abonamentu. Uzgodnij sposób rozliczenia zmian liczby dokumentów; nie zakładaj automatycznej dopłaty według niepotwierdzonej stawki.
Porządkowanie materiałów obejmuje także dokumenty przekazywane poza uzgodnionym obiegiem KSeF. Przydatna jest lista dostawców, platform i kanałów sprzedaży. Dzięki niej łatwiej zauważyć brakujące elementy.
Co wysłać do pierwszej wyceny?
Na początek wystarczy informacja: forma ewidencji, VAT, liczba dokumentów w każdej grupie, pracownicy i nietypowe transakcje. Nie dołączaj pełnego archiwum ani danych dostępowych. Biuro wskaże sposób przekazania dokumentów, gdy będzie to potrzebne.
Przejdź do kalkulatora wyceny lub użyj listy dokumentów miesięcznych.
Materiał organizacyjny. Indywidualny zakres księgowości ustalamy na podstawie sytuacji Twojej firmy.
Porozmawiajmy o Twojej firmie.
Ustalimy zakres obsługi i cenę przed rozpoczęciem współpracy.